Datenschutzerklärung – PropertyPilot

Wir, die PropertyPilot Service GmbH, Stadthausbrücke 5, 20355 Hamburg, nehmen den Schutz personenbezogener Daten sehr ernst. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie diesen Datenschutzhinweisen.

Diese Datenschutzhinweise gelten für alle von uns angebotenen Leistungen, insbesondere für unsere digitalen Angebote, unsere Website und das Online-Portal „PropertyPilot“ (nachfolgend „PropertyPilot“ oder „Portal“), sowie die dortigen optionalen KI-Funktionen des Portals, die nur bereitgestellt werden, soweit sie Bestandteil der genutzten Funktionen sind oder gesondert aktiviert bzw. angefragt werden, sowie für unsere Präsenzen auf Social Media Plattformen.

Unsere digitalen Angebote können Links zu Diensten Dritter enthalten, für deren Inhalte gelten die vorliegenden Hinweise nicht.

1. Verantwortlicher

1.1 Datenverarbeitung in alleiniger Verantwortlichkeit

Soweit nachfolgend nichts anderes bestimmt ist, insbesondere in Ziffer 1.2, ist Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die in diesen Datenschutzhinweisen beschriebenen Verarbeitungen die PropertyPilot Service GmbH, Stadthausbrücke 5, 20355 Hamburg.

Anfragen zum Datenschutz, insbesondere zur Ausübung Ihrer Rechte nach Abschnitt 5, können Sie jederzeit unter dem Betreff „Datenschutz“ an die vorgenannte Postanschrift oder per E-Mail an [email protected] richten. Unseren Datenschutzbeauftragten, Herrn Malte Rheingans, erreichen Sie unter der vorgenannten Postadresse mit dem Zusatz „An den Datenschutzbeauftragten“ oder per E-Mail unter [email protected] | https://cogito.consulting.

1.2 Datenverarbeitung in gemeinsamer Verantwortlichkeit

Die PropertyPilot Service GmbH und die PropertyPilot GmbH, Stadthausbrücke 5, 20355 Hamburg, sind für bestimmte, im Portal gemeinsam festgelegte Zwecke und Mittel der Verarbeitung gemeinsam Verantwortliche im Sinne von Art. 26 DSGVO.

Die PropertyPilot Service GmbH und die PropertyPilot GmbH legen Zwecke und Mittel der Verarbeitung für Registrierung und Nutzerverwaltung, den Betrieb des Portals einschließlich optionaler KI-Funktionen sowie zugehörige Support-, Abrechnungs- und Vermarktungsprozesse gemeinsam fest. Diese Datenschutzhinweise gelten für die vorgenannten, gemeinsam festgelegten Verarbeitungsvorgänge gleichermaßen für die PropertyPilot GmbH. Die PropertyPilot Service GmbH fungiert als primäre Anlaufstelle für datenschutzrechtliche Anfragen und erfüllt die Informationspflichten nach Art. 13/14 DSGVO, die PropertyPilot GmbH unterstützt hierbei. Beide Parteien sind jeweils für die Rechtmäßigkeit und Sicherheit der von ihnen vorgenommenen Verarbeitungsvorgänge verantwortlich und koordinieren die Bearbeitung von Betroffenenrechten. Betroffene können ihre Rechte gegenüber beiden Verantwortlichen geltend machen. Meldungen von Datenschutzverletzungen erfolgen durch die jeweils betroffene Partei nach Art. 33/34 DSGVO in Abstimmung der Parteien.

Die gemeinsame Verantwortlichkeit umfasst die Erhebung und Aufnahme von Anfragen und Leads im Portal. Die anschließende Vermittlung an Berater, Makler und sonstige Partner sowie deren wirtschaftliche Verwertung erfolgen in alleiniger Verantwortlichkeit der PropertyPilot GmbH.

2. Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten

2.1 Datenverarbeitung zur Erbringung der vertraglichen Leistungen

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten, soweit dies zur Anbahnung und Durchführung von Vertragsbeziehungen und zur Bereitstellung des Portals erforderlich ist. Hierzu gehören insbesondere Stammdaten (z. B. Anrede, Name), Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse), Zugangsdaten (z. B. Login-ID, Passwort-Hash), Rollenangaben, Objekt- und Verwaltungsdaten (z. B. Objektadresse, Objektart, Ausstattungsmerkmale, Notizen, Termine, hochgeladene Dokumente), Protokolldaten zur Nutzung des Portals. Bei aktivierten KI-Funktionen verarbeiten wir zusätzlich die jeweiligen Eingaben und Kontexte. Die Verarbeitung dient der Registrierung und Verwaltung von Nutzerkonten, der Erbringung der Portal- und Verwaltungsfunktionen, dem technischen Support einschließlich IT-Sicherheit, ggf. der Abrechnung sowie der Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Wir erheben bei Formularen verbindlich grundsätzlich nur diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Anbahnung und Abwicklung der Vertragsbeziehungen unbedingt erforderlich sind. Ohne Bereitstellung bestimmter Pflichtangaben ist eine Registrierung bzw. Nutzung bestimmter Funktionen nicht möglich. Angaben, die nicht unbedingt notwendig sind, können freiwillig gemacht werden.

Zur unverbindlichen Ermittlung aktueller Zinskonditionen verwenden wir den Dienst „Europace“ der Europace AG, Heidestraße 8, 10557 Berlin. Dafür erfassen wir zunächst einige persönliche Finanz- und Objektangaben (z. B. Kaufpreis, Höhe des Eigenkapitals, Einkommensspanne) auf unserer Plattform. Sie sind nicht verpflichtet, die Angaben zu machen – ohne diese Angaben können wir jedoch keine individuellen Zinsvorschläge anbieten. Diese Angaben werden vor der Übermittlung an Europace vollständig anonymisiert, sodass ein Personenbezug nicht mehr herstellbar ist. Europace erhält also keine personenbezogenen Daten, sondern ausschließlich anonymisierte Parameter, auf deren Basis es allgemeine Finanzierungsvorschläge berechnet. Eine Zuordnung der Ergebnisse zu einer natürlichen Person ist Europace nicht möglich. Da die Weitergabe ausschließlich anonymisierter Informationen erfolgt, findet in Bezug auf Europace keine Verarbeitung personenbezogener Daten statt und die Regeln der DSGVO greifen insoweit nicht.

Grundlage für die vorstehend erläuterten Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

2.2 Objektanlage, Adressvalidierung, Kartendienste

Für die Adressvalidierung und die Anzeige von Karten und Ortsvorschlägen binden wir Google Maps und Google Places (s.u.) über Schnittstellen ein. Nach unserer Implementierung verarbeitet Google insbesondere die IP-Adresse und die jeweilige Anfrage. Google setzt in diesem Kontext keine nicht erforderlichen Cookies, agiert jedoch regelmäßig als eigener Verantwortlicher. Die Nutzung erfolgt dementsprechend nur nach Ihrer Einwilligung. Ohne Einwilligung können die Funktionen zur Objektanlage und -bewertung nicht bereitgestellt werden.

Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 1 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung. Soweit die Nutzung der Karten-/Places-Funktionen zugleich Vertragsbestandteil ist, stützen wir die notwendige Übermittlung technischer Daten an Google ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, soweit hierfür keine Endgerätezugriffe im Sinne des § 25 TDDDG erforderlich sind.

2.3 Immobilienbewertung

Für die automatisierte Wertermittlung von Immobilien übermitteln wir Objekt- und Standortdaten, ggf. einschließlich der vollständigen Objektadresse, an die PriceHubble AG, Uraniastrasse 31, 8001 Zürich, Schweiz. PriceHubble verarbeitet diese Angaben ausschließlich in unserem Auftrag, um den Marktwert der Immobilie zu berechnen, und gibt sie nicht an Dritte weiter.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Bewertung auf Ihre Anfrage und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erfolgt.

2.4 Objektbezogene Fachanalysen

Für ergänzende objektbezogene Fachanalysen, insbesondere zur Ermittlung des Solar- und Sanierungspotenzials eines Gebäudes, binden wir Schnittstellen spezialisierter Dienstleister ein. Eingesetzt wird hierfür insbesondere die enwarp gmbh, Am Kai 22, 44263 Dortmund, die für uns als Auftragsverarbeiterin tätig wird und die Daten nicht zu eigenen Zwecken verwendet.

Verarbeitet werden hierbei die für die Berechnung erforderlichen Objekt- und Standortdaten, insbesondere die Adresse und die Koordinaten des Gebäudes sowie gebäudebezogene Merkmale wie Dach- und Gebäudeflächen, Baujahr und energetische Angaben. Betroffen sind Nutzerinnen und Nutzer, welche die jeweilige Funktion aufrufen. Zweck der Verarbeitung ist es, Ihnen im Portal eine Einschätzung des Solar- und Sanierungspotenzials Ihrer Immobilie sowie der damit verbundenen wirtschaftlichen Kennzahlen bereitzustellen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, da die Analyse auf Ihre Anfrage und zur Erfüllung des Nutzungsvertrages beziehungsweise zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erfolgt.

2.5 PropertyPilot KI Funktionen

Die KI-Funktionen sind optional und werden nur bereitgestellt, soweit sie Bestandteil der von Ihnen genutzten Funktionen sind oder gesondert aktiviert bzw. angefragt werden. Nach Aktivierung verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Portal-, Objekt-, Nutzungs-, Dokumenten-, Bild- und Interaktionsdaten, einschließlich objektbezogener Angaben und Chat-/Sprachinteraktionen, um KI-gestützte Unterstützungsleistungen zu erbringen. Hierzu gehören insbesondere die Bewertung von Objekten, die Assistenz bei Miet- und Nebenkostenfragen, das Fristenmanagement, die automatisierte Extraktion von Informationen aus Immobilienunterlagen, die Erstellung personalisierter Handlungsempfehlungen und Hinweise, die Beantwortung von Fragen zu Immobilien- und Bewertungsthemen, die Erzeugung stilisierter Immobilienillustrationen sowie die Bestimmung von Pflanzen anhand von Fotos.

Für die Bereitstellung der KI-Funktionen setzen wir Google (Google Cloud, Dienst „Vertex AI“) als Auftragsverarbeiter ein, der die Inhalte ausschließlich nach unseren Weisungen verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt über den EU-Endpunkt von Vertex AI und findet innerhalb der Europäischen Union statt; eine Übermittlung dieser Inhalte in ein Drittland ist damit nicht verbunden.

Bei der Dokumentenextraktion können hochgeladene Immobilienunterlagen verarbeitet werden, etwa Kaufverträge, Notarverträge, Grundbuchauszüge, Darlehensverträge, Energieausweise, Hausgeld- und Nebenkostenabrechnungen sowie Grundrisse. Hierbei können insbesondere Namen, Anschriften, Vertragsdaten, Objekt- und Grundbuchdaten, Finanzierungsdaten, IBANs und sonstige in den Dokumenten enthaltene Angaben verarbeitet werden. Die KI schlägt aus den Unterlagen strukturierte Werte vor. Diese Vorschläge werden Ihnen zur Prüfung angezeigt und können bestätigt oder korrigiert werden.

Für personalisierte Handlungsempfehlungen und Insight-Texte können auf Grundlage des Produkt- und Immobiliendatenstands Hinweise dazu erzeugt werden, welche nächsten Schritte oder Produktfunktionen für die Immobilie relevant sein können. Soweit möglich, werden hierfür direkte Identifikatoren vor der Übergabe an den KI-Dienst entfernt oder pseudonymisiert. Die erzeugten Hinweise dienen der Unterstützung und Orientierung innerhalb des Portals und ersetzen keine individuelle rechtliche, steuerliche, technische oder finanzielle Beratung.

Für den Bewertungs- und Berater-Chat werden Ihre jeweiligen Freitexteingaben sowie der hierfür erforderliche Immobilien- und Bewertungskontext verarbeitet. Freitexte können personenbezogene oder vertrauliche Angaben enthalten, wenn Sie solche Informationen selbst eingeben. Die Chat-Antworten werden automatisiert erzeugt und dienen als allgemeine Unterstützung und Erläuterung. Eine verbindliche Beratung oder eine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung ist damit nicht verbunden.

Für die Erzeugung stilisierter Immobilienillustrationen werden nach der derzeitigen Implementierung nur abstrahierte Objekt- und Umgebungsmerkmale verwendet, etwa Objekttyp, Bau-Epoche, Siedlungsdichte oder ein allgemeiner regionaler Akzent. Eine vollständige Adresse oder Koordinaten werden hierfür nicht an den KI-Dienst übermittelt. Die erzeugten Bilder sind synthetische Illustrationen und keine tatsächlichen Abbildungen der Immobilie.

Eine Ausnahme bilden die im Portal erzeugten Immobilien-Illustrationen: Für diese Funktion steht innerhalb der Europäischen Union kein geeignetes Modell zur Verfügung, weshalb sie über die globale Infrastruktur von Google erzeugt werden. In diese Verarbeitung fließen keine personenbezogenen Daten ein, sondern ausschließlich grobe Gebäudemerkmale wie Gebäudetyp, Bauepoche und Umgebungsdichte; ein Rückschluss auf einzelne Personen ist dabei nicht möglich.

Für die Pflanzenidentifikation können Sie ein Pflanzenfoto hochladen. Das Foto wird verarbeitet, um die Pflanzenart zu bestimmen und ergänzende Informationen anzuzeigen. Bitte fotografieren Sie nach Möglichkeit nur die Pflanze und vermeiden Sie, Personen, Kfz-Kennzeichen, Innenräume oder sonstige private Informationen aufzunehmen. Die Fotos werden nach der Analyse nicht dauerhaft beim KI-Anbieter gespeichert.

Die eingesetzten externen KI-Dienste werden so konfiguriert, dass Eingaben und Ausgaben nicht zur Entwicklung oder zum Training der Basismodelle der jeweiligen Anbieter verwendet werden. Hiervon unberührt bleibt die in den Ziffern 2.10 und 2.16 beschriebene Verarbeitung pseudonymisierter Daten zur Qualitätssicherung und Weiterentwicklung eigener PropertyPilot-Funktionen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. KI-generierte Inhalte und Vorschläge können fehlerhaft oder unvollständig sein und werden, soweit dies nach der Art der Funktion erforderlich ist, entsprechend gekennzeichnet oder zu Ihrer Überprüfung bereitgestellt. Sie können die Aktivierung der KI-Funktionen jederzeit in den Einstellungen zurücknehmen.

Rechtsgrundlage für KI-Funktionen, die Sie als Bestandteil der vertraglichen Portal- oder App-Funktionen aktiv nutzen, ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Soweit für einzelne Funktionen eine gesonderte Aktivierung, Einwilligung oder ein Zugriff auf Informationen auf dem Endgerät erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Soweit pseudonymisierte Nutzungsdaten zur Produktverbesserung, Qualitätssicherung oder zur Erstellung allgemeiner Empfehlungen verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, sofern nicht im Einzelfall eine Einwilligung erforderlich ist.

2.6 PropertyPilot Personalisierung

Wir erstellen innerhalb des Portals auf Grundlage der von Ihnen bereitgestellten Objekt-, Profil- und Inhaltsdaten personalisierte Hinweise und Empfehlungen. Soweit dies der bedarfsgerechten Bereitstellung und Verbesserung der Portalfunktionen dient, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Sie können dieser Personalisierung jederzeit in den Einstellungen widersprechen. Zusätzliche lokale Speichermechanismen zur Nutzungsanalyse und eine hierauf beruhende, über die regulären Empfehlungen hinausgehende Personalisierung setzen wir ausschließlich nach Ihrer Einwilligung ein. Bei erteilter Einwilligung in das optionale KI-Nutzungsprofil können Portal-Nutzungsdaten mit KI-Kontextdaten kombiniert werden, um Empfehlungen weiter zu verbessern.

Soweit die in den Nutzungsbedingungen geschuldeten personalisierten Funktionen ohne den Zugriff auf Endgeräteinformationen (z. B. LocalStorage/Cookies für persistente Sitzungs- und Profil-IDs, nutzerspezifische Einstellungen, Merklisten) nicht funktionsfähig wären, erfolgt dieser ohne Einwilligung auf Grundlage des § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Über das zur Funktionserbringung technisch Erforderliche hinausgehende Endgerätezugriffe, insbesondere für Produktanalyse, Reichweitenmessung oder Marketing, nehmen wir nur nach Einwilligung vor (§ 25 Abs. 1 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).

2.7 Datenverarbeitung im Kontext der Leistung „Verkaufschancen prüfen“

Für die optionale Funktion „Verkaufschancen prüfen“ verarbeiten wir Ihre Kontakt- und objektbezogenen Angaben (z. B. Anrede, Name, E-Mail, Telefon, Objektadresse, Objektart sowie Angaben zum geplanten Verkaufszeitraum), um auf Ihren Wunsch einen Beratungskontakt zu ermöglichen und Ihnen eine fachkundige Einschätzung zur Preiseinschätzung bzw. zu Vermarktungschancen zu vermitteln. Die Verarbeitung umfasst die Aufnahme Ihrer Anfrage, die Zuordnung zu einem passenden unabhängigen Berater/Makler und die Übermittlung der hierfür erforderlichen Angaben an diesen Empfänger.

Die Erhebung und Aufnahme Ihrer Anfrage erfolgt in gemeinsamer Verantwortlichkeit der PropertyPilot Service GmbH und der PropertyPilot GmbH nach Maßgabe der Ziffer 1.2. Die Auswahl des Beraters oder Maklers und die Übermittlung Ihrer Angaben an diesen nimmt die PropertyPilot GmbH in alleiniger Verantwortlichkeit vor. Hierzu wird Ihre Anfrage in einem geschlossenen, ausschließlich registrierten Beratern und Maklern zugänglichen Bereich bereitgestellt und mit den dort hinterlegten Suchkriterien abgeglichen. Vor der Übernahme werden dort nur die für die Beurteilung erforderlichen Objekt- und Rahmendaten ohne Ihren Namen und ohne Ihre vollständige Objektadresse angezeigt. Ihre Kontaktdaten und Ihre vollständige Objektadresse erhält nur derjenige Berater oder Makler, der Ihre Anfrage verbindlich übernimmt. Für die Vermittlung erhält die PropertyPilot GmbH von diesem eine Vergütung. Auf Anfrage wird Ihnen mitgeteilt, an welchen Berater oder Makler Ihre Anfrage vermittelt wurde.

Die Empfänger handeln in eigener Verantwortlichkeit als Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Weitere Empfängerkategorien sind in diesen Datenschutzhinweisen unter „Empfänger der personenbezogenen Daten“ beschrieben. Die PropertyPilot GmbH vermittelt ausschließlich den Kontakt und wird nicht Vertragspartner eines etwaigen Beratungsvertrages zwischen Ihnen und dem jeweiligen Drittanbieter. Die entsprechenden Regelungen ergeben sich aus unseren Nutzungsbedingungen. Wir speichern Ihre Angaben für die Dauer der Kontaktvermittlung und – soweit erforderlich – bis zur Klärung daraus resultierender Anfragen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und Verjährungsfristen bleiben unberührt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, da die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage erfolgt. Ergänzend verarbeiten wir Kommunikationsdaten (z. B. E-Mail, Telefon) zur Kontaktaufnahme und Bearbeitung Ihrer Anfrage. Soweit die Verarbeitung über die Bearbeitung Ihrer konkreten Anfrage hinausgeht, insbesondere bei einer Weitergabe an weitere Empfänger, erfolgt sie ausschließlich auf Grundlage Ihrer gesonderten Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.

2.8 Leadverwaltung, CRM und Vertriebsunterstützung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Interessenten, Leads, Nutzern und Kunden auch zur Verwaltung und Bearbeitung von Anfragen, Kontaktwünschen, Partnervermittlungen und sonstigen vertrieblichen Vorgängen. Hierfür setzen wir ein CRM-System ein. Die Verarbeitung dient insbesondere der Erfassung und Bearbeitung von Kontaktanfragen, der Verwaltung von Kommunikationsverläufen, der Zuordnung von Vorgängen zu internen Bearbeitern, der Nachverfolgung offener Vorgänge und der Vorbereitung einer etwaigen Vermittlung an passende Partner, etwa Makler, Finanzierungsvermittler, Handwerker oder sonstige Dienstleister. Soweit die Verarbeitung der gemeinsamen Aufnahme und Qualifizierung einer Anfrage bis zu ihrer Bereitstellung für die Vermittlung dient, erfolgt sie in gemeinsamer Verantwortlichkeit. Die anschließende Partnerauswahl, B2B-Vermarktung, Abrechnung und Nachverfolgung führt die PropertyPilot GmbH in eigener Verantwortlichkeit durch

Hierbei verarbeiten wir insbesondere Stammdaten, Kontaktdaten, Kommunikationsdaten, Angaben zur Immobilie, Angaben zum Anliegen, Lead- und Deal-Daten, Statusinformationen, interne Bearbeitungsvermerke sowie Kommunikationsverläufe. Soweit Sie eine Vermittlung an einen Partner ausdrücklich anfragen, übermitteln wir die hierfür erforderlichen Angaben an den jeweiligen Partner. Der jeweilige Partner verarbeitet die übermittelten Daten regelmäßig in eigener Verantwortlichkeit.

Im CRM können unterstützende KI-Funktionen eingesetzt werden, etwa zur Zusammenfassung von Kommunikationsverläufen oder zur Erstellung von Textentwürfen. Die Ergebnisse werden ausschließlich als interne Arbeitshilfe verwendet. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Zu diesen Funktionen kann auch eine automatisierte Bewertung und Priorisierung eingehender Anfragen gehören. Hierbei wird auf Grundlage der vorhandenen Kontakt-, Interaktions- und Objektdaten ein Punktwert oder eine Einordnung gebildet, aus der sich ergibt, welche Anfragen vorrangig zu bearbeiten sind und welche Ansprache voraussichtlich passend ist. Das Ergebnis dient ausschließlich als interne Arbeitshilfe. Über die weitere Bearbeitung entscheidet stets eine natürliche Person. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne von Art. 22 DSGVO ist damit nicht verbunden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Bearbeitung der Anfrage, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist. Soweit die Verarbeitung der internen Organisation, Vertriebssteuerung, Qualitätssicherung oder Nachverfolgung offener Vorgänge dient, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Soweit werbliche Nachrichten versendet werden oder eine telefonische Kontaktaufnahme zu werblichen Zwecken erfolgen soll, erfolgt dies nur nach Maßgabe der jeweils erforderlichen Einwilligung, insbesondere nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO und § 7 UWG. Rechtsgrundlage für die Bewertung und Priorisierung von Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer zügigen und bedarfsgerechten Bearbeitung eingehender Anfragen. Sie können dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO jederzeit aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

2.9 Bearbeitung von Anfragen über Messaging-Dienste

Soweit Sie uns Ihre Telefonnummer mitteilen und der Kontaktaufnahme über einen Messaging-Dienst zustimmen, bearbeiten wir Ihre Anfrage ergänzend über WhatsApp. Für den Betrieb der hierfür genutzten Kommunikationsplattform setzen wir die SuperX GmbH, Prenzlauer Allee 242-247, 10405 Berlin, als Auftragsverarbeiterin ein. Der Transport der Nachrichten erfolgt über den Dienst WhatsApp, dessen Anbieter die dabei anfallenden Verbindungs- und Nutzungsdaten in eigener Verantwortlichkeit nach seinen eigenen Datenschutzbestimmungen verarbeitet.

Verarbeitet werden hierbei insbesondere Ihr Name, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse, die von Ihnen mitgeteilten Angaben zur Immobilie, etwa Adresse, Objektart und Wertindikation, Angaben zu Ihrem Anliegen, etwa Eigentümerstellung, Nutzungsart, geplanter Verkaufszeitraum und bevorzugte Erreichbarkeit, sowie der Verlauf der geführten Konversation. Betroffen sind Interessentinnen und Interessenten, die eine Bewertung oder eine Kontaktaufnahme angefordert haben.

Zweck der Verarbeitung ist die Aufnahme, Vervollständigung und Bearbeitung Ihrer Anfrage sowie die Vorbereitung der weiteren Beratung oder Vermittlung. Der Dialog folgt einem vorgegebenen Ablauf. Ergänzend können KI-gestützte Funktionen eingesetzt werden, um freie Eingaben zu verstehen, Nachrichten zu formulieren und das Ergebnis des Austauschs zusammenzufassen und einzuordnen. Automatisiert erzeugte Nachrichten werden als solche gekennzeichnet. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne von Art. 22 DSGVO ist damit nicht verbunden.

Wichtig im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung in Drittländern: Soweit für die vorgenannten Funktionen Dienstleister außerhalb der Europäischen Union eingebunden sind, erfolgt die Übermittlung nach Maßgabe der Art. 44 ff. DSGVO auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, einschließlich des EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit der jeweilige Empfänger hierunter zertifiziert ist, sowie ergänzend oder alternativ auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Rechtsgrundlage für die Kontaktaufnahme über WhatsApp ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Soweit die Verarbeitung der internen Organisation, der Qualitätssicherung und der Nachverfolgung offener Vorgänge dient, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

2.10 Datenverarbeitung zur Kommunikation mit Ihnen

Neben den Vertragsdaten verarbeiten wir Kommunikationsdaten (Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), um ggf. eine Anfrage zu bearbeiten und/oder hinsichtlich einer Anfrage oder eines Vertrags in Kontakt treten zu können. Personenbezogene Daten, die uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular oder über einen anderen von uns eröffneten Kommunikationskanal mitteilen, werden nur zur Korrespondenz bzw. nur für den Zweck verarbeitet, zu dem uns die Daten zur Verfügung gestellt wurden.

Für die Abwicklung unserer Kommunikation setzen wir technische Dienstleister für den Versand elektronischer Nachrichten sowie für Sprach-, Chat- und sonstige Kommunikationsfunktionen ein. Verarbeitet werden je nach Kommunikationskanal insbesondere Kontaktdaten, Kommunikationsinhalte, Versand- und Zustellmetadaten sowie Nachweise über Anmeldungen oder erteilte Einwilligungen.

Bei Nutzung sprach- oder chatbasierter Assistenzfunktionen werden die dort geführten Dialoge protokolliert. Spracheingaben werden automatisiert transkribiert. Die hierbei entstehenden Inhalte werden zur Bearbeitung der jeweiligen Anfrage, zur Bereitstellung des erforderlichen Gesprächskontexts und zur Dokumentation des Kommunikationsverlaufs verarbeitet. Ausgewählte, zuvor pseudonymisierte und auf das Erforderliche reduzierte Ausschnitte können außerdem zur Qualitätssicherung und Weiterentwicklung eigener Kommunikations- und KI-Funktionen verwendet werden. Unmittelbar identifizierende Angaben werden hierfür entfernt. Inhalte mit erkennbaren besonderen Kategorien personenbezogener Daten oder erkennbar vertraulichen Angaben Dritter werden nicht für die Weiterentwicklung verwendet. Eine Nutzung zum Training externer Basismodelle findet nicht statt.

Die Verarbeitung zur Bearbeitung und Dokumentation der Kommunikation erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie mit einem Vertrag oder einer von Ihnen initiierten Anfrage zusammenhängt. Im Übrigen erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Verarbeitung ausgewählter pseudonymisierter Ausschnitte zur Qualitätssicherung und Weiterentwicklung eigener Kommunikations- und KI-Funktionen erfolgt ebenfalls auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Verbesserung der Zuverlässigkeit, Verständlichkeit und Sicherheit unserer Kommunikations- und Assistenzfunktionen. Die Verarbeitung dient nicht der Bewertung Ihrer Person und führt nicht zu Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung. Sie können einer auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützten Verarbeitung jederzeit aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

2.11 Newsletter

Mit Ihrer Einwilligung können Sie unseren Newsletter abonnieren, mit dem wir Sie über unsere aktuellen interessanten Angebote informieren. Der jeweilige Inhalt eines Newsletters ist in der jeweiligen Einwilligungserklärung erläutert. Wenn Sie einen von uns angebotenen Newsletter beziehen möchten, benötigen wir von Ihnen eine E-Mail-Adresse sowie Informationen, welche uns die Überprüfung gestatten, dass Sie der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse sind und mit dem Empfang des Newsletters einverstanden sind. Hierzu werden wir Ihnen nach Ihrer Eingabe eine E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse mit einem Bestätigungslink versenden (double-opt-in). Wenn Sie Ihre Anmeldung nicht bestätigen, werden Ihre Informationen gesperrt und nach einem Monat automatisch gelöscht.

Pflichtangabe für die Übersendung des Newsletters ist allein Ihre E-Mail-Adresse. Die Angabe weiterer, gesondert markierter Daten ist freiwillig und wird verwendet, um Sie persönlich ansprechen zu können. Darüber hinaus speichern wir jeweils Ihre eingesetzten IP-Adressen und Zeitpunkte der Anmeldung und Bestätigung. Zweck des Verfahrens ist, Ihre Anmeldung nachweisen und ggf. einen möglichen Missbrauch Ihrer persönlichen Daten aufklären zu können. Weitere Daten erheben wir in diesem Zusammenhang nicht. Diese Daten verwenden wir ausschließlich für den Versand des angeforderten Newsletters. Soweit wir für den Versand des Newsletters einen Auftragsverarbeiter einsetzen, halten wir uns dabei selbstverständlich an die geltenden Datenschutzgesetze.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung in die Übersendung eines Newsletters können Sie jederzeit widerrufen und das jeweilige Abonnement abbestellen. Den Widerruf können Sie durch Klick auf den in jeder E-Mail bereitgestellten Link oder durch eine Nachricht an uns unter den unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten erklären. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

Unabhängig davon können wir Bestandskunden unter den Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 UWG per E-Mail über eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen informieren. Rechtsgrundlage ist insoweit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, wobei Sie dem jederzeit widersprechen können.

2.12 E-Mail-Kommunikation, Lifecycle-Kommunikation und Customer Engagement

Wir nutzen für die Steuerung und den Versand bestimmter E-Mail-Kommunikation ergänzend den Dienst Customer.io der Peaberry Software Inc. d/b/a Customer.io, 9450 SW Gemini Drive Suite 43920, Beaverton, OR 97008, USA. Customer.io wird als Auftragsverarbeiter eingesetzt. Über Customer.io werden insbesondere transaktionale Nachrichten und Servicehinweise, etwa Double-Opt-In-Bestätigungen, angeforderte Wertreports, Account-Benachrichtigungen und Hinweise zur Plattformnutzung, sowie nach entsprechender Einwilligung werbliche Lifecycle-Kommunikation gesteuert und versendet, insbesondere Nurturing-Strecken, Reaktivierungsnachrichten, Hinweise zu Produktmodulen und gegebenenfalls Hinweise zu passenden Partnerangeboten.

Hierfür können insbesondere Stammdaten, Kontaktdaten, Vertrags- und Produktinteressen, Kundenhistorie, objektbezogene Angaben, etwa Objektart, Lage bzw. Adresse, Baujahr, Wohnfläche und geschätzter Immobilienwert, finanzierungsbezogene Angaben, Nutzungs- und Ereignisdaten aus dem Portal, E-Mail-Engagement-Daten wie Öffnungen, Klicks, Abmeldungen und Journey-Fortschritt sowie Nachweise über erteilte Einwilligungen verarbeitet werden. Customer.io AI wird nach der derzeitigen Konfiguration nicht genutzt.

Die Steuerung der Kommunikation erfolgt teilweise anhand von Segmenten und Ereignissen, etwa der Nutzung bestimmter Portalbereiche, der Veränderung eines Immobilienwerts, der Inaktivität eines Kontos oder der Interaktion mit einer E-Mail. Hierdurch können Inhalte personalisiert und Kommunikationsstrecken optimiert werden. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet dabei nicht statt.

Wichtig im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung in den USA: Bei Übermittlungen personenbezogener Daten in die USA kann trotz bestehender Garantien nicht vollständig ausgeschlossen werden, dass US-Behörden auf Daten zugreifen. Soweit der jeweilige Empfänger dem EU-US Data Privacy Framework beigetreten ist, stützen wir die Übermittlung auf Art. 45 DSGVO. Andernfalls erfolgt sie auf Grundlage der Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO sowie ergänzender technischer und organisatorischer Maßnahmen.

Rechtsgrundlage für transaktionale und vertragsbezogene Kommunikation ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Rechtsgrundlage für werbliche Kommunikation, Newsletter, Nurturing, Reaktivierung, Upsell, Cross-Sell und Hinweise auf Partnerangebote ist grundsätzlich die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG. Soweit Bestandskundenkommunikation unter den Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 UWG versendet wird, stützen wir die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Die Auswertung von Öffnungen, Klicks und vergleichbaren Engagement-Daten für werbliche Kommunikationsstrecken erfolgt auf Grundlage der Einwilligung.

2.13 Zahlungsabwicklung

Soweit Sie kostenpflichtige Leistungen buchen oder Zahlungen über die digitalen Angebote vornehmen, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten. Für die technische Abwicklung von Zahlungen können Zahlungsdienstleister eingesetzt werden, insbesondere Stripe. Je nach Zahlungsart verarbeitet Stripe hierbei personenbezogene Daten teils in unserem Auftrag und teils in eigener Verantwortlichkeit, etwa zur Zahlungsabwicklung, Betrugsprävention, Erfüllung gesetzlicher Pflichten, Durchführung von KYC- oder Compliance-Prüfungen und zur Bereitstellung der Zahlungsinfrastruktur. Soweit der Zahlungsdienstleister hierbei zu eigenen Zwecken verarbeitet, ist er insoweit eigenständiger Verantwortlicher, und es gelten seine eigenen Datenschutzhinweise.

Zu den verarbeiteten Daten können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, Zahlungsbetrag, Produkt- oder Leistungsbeschreibung, Zahlungsstatus, Zahlungsmetadaten, IP-Adresse, Geräteinformationen, Zahlungskennungen, Bank- oder Karteninformationen sowie sonstige für die Zahlungsabwicklung erforderliche Angaben gehören. Wir erhalten regelmäßig keine vollständigen Karten- oder Kontodaten, sondern nur die zur Zuordnung und Abwicklung der Zahlung erforderlichen Informationen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Abwicklung der Zahlung und Durchführung des Vertrags erforderlich ist. Soweit gesetzliche Aufbewahrungs-, Steuer-, Handels- oder Compliance-Pflichten erfüllt werden, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO. Soweit Zahlungsdaten zur Betrugsprävention, IT-Sicherheit oder Durchsetzung berechtigter Ansprüche verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

2.14 Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in der Kommunikation

Zur Unterstützung unserer Mitarbeitenden und zur Verbesserung der Qualität und Konsistenz unserer Kommunikation setzen wir KI-gestützte Anwendungen ein. Diese Tools können etwa beim Verfassen von E-Mails, bei der Erstellung von Textentwürfen oder bei der Zusammenfassung vorhandener Inhalte verwendet werden.

Wir setzen hierfür ausschließlich freigegebene dienstliche KI-Anwendungen ein. Dazu können insbesondere KI-Funktionen in Office-, Kommunikations-, CRM- und Dokumentationssystemen gehören. Der Einsatz erfolgt ausschließlich zu unterstützenden Zwecken und unterliegt klaren Beschränkungen: Die Anwendungen können nur auf die Inhalte zugreifen, für die die jeweiligen Mitarbeitenden bereits nach dem bestehenden Berechtigungsmodell zugriffsberechtigt sind. Dies können insbesondere E-Mails, Dokumente, Kalenderdaten, Chatverläufe, CRM-Vermerke und Kommunikationsinhalte sein. Eine Nutzung zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle von Beschäftigten findet nicht statt. Eine vollautomatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt. Alle durch KI erzeugten Entwürfe, Zusammenfassungen oder Vorschläge werden vor einer externen Verwendung durch unsere Mitarbeitenden überprüft. Eingaben und Inhalte werden nach unserer Konfiguration nicht zum Training externer Basismodelle verwendet. Soweit externe Dienstleister eingebunden werden, erfolgt dies auf Grundlage entsprechender Verträge zur Auftragsverarbeitung oder sonstiger datenschutzrechtlicher Garantien.

Ergänzend können KI-Funktionen in Analyse- und Entwicklungswerkzeugen sowie in internen Aufgaben- und Dokumentationssystemen eingesetzt werden. Soweit hierbei personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden oder ein Zugriff aus einem Drittland nicht ausgeschlossen werden kann, erfolgt dies nach Maßgabe der Art. 44 ff. DSGVO entsprechend den Ausführungen unter Ziffer 3.

Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Dieses Interesse besteht insbesondere darin, interne Prozesse effizienter zu gestalten und Anfragen konsistenter zu beantworten. Die Auswirkungen auf die Rechte und Freiheiten der Betroffenen wurden sorgfältig geprüft. Da keine automatisierten Einzelfallentscheidungen getroffen werden und angemessene organisatorische Maßnahmen getroffen wurden – einschließlich spezieller interner KI-Nutzungsrichtlinien, Mitarbeitendenschulungen und Datenschutzkontrollen – überwiegen unsere Interessen in diesem Zusammenhang.

Selbstverständlich achten wir auf eine faire, transparente und datenschutzkonforme Nutzung der KI-Tools. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nur, sofern dies erforderlich und mit den übrigen in diesen Datenschutzhinweisen genannten Zwecken vereinbar ist.

2.15 Cookies

Wir verwenden u.U. sog. Cookies, u.a. um Ihnen Leistungen anbieten zu können, insbesondere um den Registrierungs- bzw. Login-Status in unserer App sicherstellen zu können.

Cookies sind kleine Textdateien, die auf dem Endgerät von Nutzer*innen gespeichert werden und ggf. Daten zur/zum jeweiligen Nutzer*in enthalten, um u.a. den Zugang zu verschiedenen Funktionen zu ermöglichen. Cookies werden auf dem jeweils genutzten Endgerät gespeichert und von hier aus ggf. durch uns ausgelesen. Folglich haben die Nutzer die Kontrolle über die Anwendung von Cookies. Durch Änderung der Einstellungen können u.U. die Übertragung von Cookies deaktiviert oder eingeschränkt werden und z.B. Cookies von Dritten oder Cookies generell abgelehnt werden. Wenn jedoch das Setzen von Cookies für unsere Dienste unterbunden wird, können die angebotenen Funktionen bzw. Leistungen möglicherweise nicht oder nicht in vollem Umfang genutzt werden.

Wir verwenden im Kontext unserer digitalen Angebote ggf. Cookies, die erforderlich sind, um die Erbringung der von uns geschuldeten Leistungen zu ermöglichen oder, um die Funktionalität unserer Dienste zu gewährleisten. Rechtsgrundlage für das Setzen dieser Cookies ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die in diesem Kontext etwaig vorgenommene Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt sodann auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet oder nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, der die Datenbearbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen erlaubt, sofern nicht die Interessen oder die Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person das Interesse des Verantwortlichen an der Datenverarbeitung überwiegen. Unser Interesse liegt dann in der Gewährleistung der Bereitstellung der Funktionen unserer Dienste. Wir verwenden konkret technisch erforderliche Cookies/LocalStorage-Einträge, um den Login-Status, die Sitzungssteuerung, Sicherheit und Grundeinstellungen zu ermöglichen

Für die Verwendung anderer, nicht erforderlicher Cookies holen wir gegebenenfalls eine Zustimmung ein. Dazu zählen insbesondere unser eigenes Portal-Tracking („PropertyPilot Advisor“, LocalStorage „pp_profile“), das KI-Nutzungsprofil („PropertyPilot KI Services“, LocalStorage „pp_ai“), Marketingtechnologien (Meta, Google Ads, Microsoft Ads) sowie Google Maps/Places und hCaptcha, soweit deren Einsatz nicht zwingend technisch erforderlich ist. Bei erteilter Einwilligung können insbesondere folgende Analyse-Cookies bzw. vergleichbare Speichertechnologien eingesetzt werden: für Google Analytics 4 die Cookies _ga mit einer Speicherdauer von bis zu 2 Jahren, _ga_* mit einer Speicherdauer von bis zu 2 Jahren und _gid mit einer Speicherdauer von 24 Stunden. Für PostHog können Cookies des Musters ph_*_posthog mit einer Speicherdauer von bis zu 1 Jahr eingesetzt werden. Die konkreten Bezeichnungen können technisch bedingt im Einzelfall variieren.

Das Setzen der Cookies erfolgt dann auf der Grundlage der erteilten Einwilligung gemäß §25 Abs. 1 TDDDG, eine in diesem Kontext etwaig vorgenommene Verarbeitung von personenbezogenen Daten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Eine Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bereits auf Grundlage einer Einwilligung durchgeführten Datenverarbeitungen bleibt von dem Widerruf unberührt.

2.16 Datenverarbeitung zu Verbesserungs- und/oder Forschungszwecken

Wir verwenden Daten zudem zu Zwecken der Produktverbesserung und internen Forschung im Zusammenhang mit unseren digitalen Leistungen. Personenbeziehbarkeit vermeiden wir nach Möglichkeit durch Anonymisierung oder Pseudonymisierung.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist ggf. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen gestattet, sofern die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen nicht überwiegen. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Weiterentwicklung und Qualitätssicherung unserer Leistungen.

2.17 Einsatz von hCaptcha

Zur Verhinderung automatisierter Zugriffe nutzen wir den Dienst „hCaptcha“ der Intuition Machines Inc., 1065 SW 8th St #704, Miami, FL 33130, USA. Dabei werden technische Nutzungsdaten wie IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie Interaktionssignale verarbeitet und in die USA übertragen, um Mensch-/Bot-Unterscheidungen zu treffen.

Soweit hCaptcha nicht zwingend für sicherheitskritische Seiten erforderlich ist, erfolgt der Einsatz nur nach Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Bei zwingend sicherheitsrelevanten Einsatzstellen stützen wir den Einsatz auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Sofern ein Zugriff aus Drittländern nicht ausgeschlossen werden kann, erfolgt die Übermittlung auf Basis von Art. 46 DSGVO mit geeigneten Garantien.

2.18 PropertyPilot Analyse

Wir betreiben – nur mit Ihrer Einwilligung – ein eigenes Portal-Tracking („PropertyPilot Advisor“) sowie ein KI-Nutzungsprofil („PropertyPilot KI Services“). Zweck ist die Produktanalyse und eine hierauf beruhende weitergehende Personalisierung innerhalb des Portals. Ohne Einwilligung erfolgt keine Aktivierung dieses Tracking- und Profiling-Moduls. Die Personalisierung nach Ziffer 2.6 bleibt hiervon unberührt. Bei erteilter KI-Einwilligung können Daten ihres Nutzerprofils mit ihrem KI-Profil kombiniert werden, um KI-Empfehlungen zu verbessern. Eine Übermittlung an externe Dritte ist nicht vorgesehen.

Rechtsgrundlagen für diese Verarbeitungen sind Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG. Soweit eine konkret vertraglich geschuldete Funktion ohne den hierbei erforderlichen Zugriff nicht funktionsfähig wäre, stützen wir die anschließende Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO und den Endgerätezugriff auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG

2.19 PostHog

Wir nutzen PostHog, einen Dienst der PostHog Inc., 2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114, USA, mit Datenverarbeitung in der EU-Cloud-Region Frankfurt. Der Einsatz erfolgt zur Produktanalyse innerhalb unserer Webanwendung, zur Auswertung von Seitenaufrufen sowie zur Identifikation von Nutzungs- und UX-Problemen und zur Optimierung unserer digitalen Angebote.

Im Rahmen von PostHog verarbeiten wir insbesondere eine pseudonyme Distinct-ID, Seitenaufrufe, URL- und Referrer-Informationen, Gerätedaten sowie vollständig maskierte Session Recordings. Autocapture ist deaktiviert. Texte und Formulareingaben werden in Session Recordings maskiert. Derzeit übermitteln wir an PostHog keine Klartext-E-Mail-Adressen und keine unmittelbar personenbezogenen Nutzerkennungen. Gleichwohl kann ein Zugriff durch Mitarbeitende oder verbundene Unternehmen in den USA nicht vollständig ausgeschlossen werden. Soweit hierbei personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, erfolgt dies nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses sowie ergänzend vereinbarter Standardvertragsklauseln, soweit einschlägig.

Soweit KI-gestützte Funktionen von PostHog genutzt werden, dienen diese ausschließlich der internen Produktanalyse und der Auswertung pseudonymisierter Produkt-Event-Daten. Hierdurch können etwa Abfragen, Auswertungen und Analysehinweise in natürlicher Sprache unterstützt werden. Die zugrunde liegenden Produktdaten werden nach der derzeitigen Konfiguration in der EU-Cloud von PostHog verarbeitet. Die KI-gestützte Auswertung kann jedoch über Unterauftragsverarbeiter mit Drittlandbezug erfolgen. Eine Nutzung zur unmittelbaren Bewertung oder Priorisierung einzelner Nutzer findet nicht statt.

Rechtsgrundlage für den Einsatz von PostHog ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Soweit auf Ihrem Endgerät Informationen gespeichert werden oder auf solche Informationen zugegriffen wird, erfolgt dies auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG. Soweit aggregierte oder pseudonymisierte Daten ausschließlich zur internen Produktverbesserung ohne weitergehenden Endgerätezugriff ausgewertet werden, erfolgt dies ergänzend auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

2.20 Google Analytics 4

Wir nutzen Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Der Einsatz erfolgt zur Reichweitenmessung, zur Analyse von Nutzungspfaden, Funnel-Schritten und Conversions sowie zur Optimierung unserer Website und unserer Marketingmaßnahmen.

Im Rahmen von Google Analytics 4 verarbeiten wir insbesondere Online-Kennungen, Cookie-IDs, Nutzungsdaten, Gerätedaten, Referrer-Informationen sowie URL-Parameter. Wir haben für Google Analytics 4 eine EU-Datenregion konfiguriert. Gleichwohl kann ein Zugriff durch verbundene Unternehmen, insbesondere Google LLC in den USA, nicht vollständig ausgeschlossen werden. Wir übermitteln an Google Analytics 4 keine von uns bewusst zugeordneten Klartext-Kontaktdaten und keine eigenen Nutzer-IDs. Soweit hierbei personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, erfolgt dies nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses.

Rechtsgrundlage für den Einsatz von Google Analytics 4 ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Soweit auf Ihrem Endgerät Informationen gespeichert werden oder auf solche Informationen zugegriffen wird, erfolgt dies auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG.

2.21 Google Maps/Places

Wir verwenden Google Maps/Places über API-Calls ausschließlich nach Ihrer Einwilligung. Anbieter für Nutzer in der EU ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Ein Zugriff durch verbundene Unternehmen, insbesondere Google LLC (USA), kann nicht ausgeschlossen werden.

Wichtig: Ohne Einwilligung in den Einsatz von Google Maps können die Funktionen zur Objektanlage und -bewertung nicht bereitgestellt werden (s.o.).

Zur Nutzung der Funktionen von Google Maps ist es notwendig, Ihre IP-Adresse zu speichern. Diese Informationen werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Der Anbieter dieser Seite hat keinen Einfluss auf diese Datenübertragung. Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.

Die vorstehend erläuterte Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Soweit auf Ihrem Endgerät Informationen gespeichert werden oder auf solche Informationen zugegriffen wird, erfolgt dies auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG. Soweit hierbei personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, erfolgt dies nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – etwa über unser Consent Management Tool oder durch eine Nachricht an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

2.22 Google Ads/Remarketing Tags/ Google Enhanced Conversions

Auf einigen unserer Internetseiten benutzen wir eventuell Google Remarketing Tags, sofern Sie in diese Datenverarbeitung eingewilligt haben. Dies sind Dienstleistungen von Google, bei denen Cookies verwendet werden, die auf Ihrem Computer gespeichert werden, und die eine Analyse der Benutzung der Internetseite durch Sie ermöglicht. Die durch den Cookie erfassten Informationen über Ihre Benutzung dieser Internetseite werden in der Regel wie bereits obenstehend erläutert an einen Server von Google übertragen und dort gespeichert, hierbei kann es auch zu einer Übermittlung an die Server der Google LLC in den USA kommen. Google wird diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Internetseite auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten für die Websitebetreiber zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen zu erbringen. Auch wird Google diese Informationen gegebenenfalls an Dritte übertragen, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben oder soweit Dritte diese Daten im Auftrag von Google verarbeiten.

Wir nutzen im Zusammenhang mit Google Diensten bzw. Google Ads die Erweiterung „Enhanced Conversions“ von Google, sofern Sie in diese Datenverarbeitung eingewilligt haben. Dabei werden Daten, die in Formularfelder unserer Website bzw. unserer digitalen Angebote eingegeben werden, über Tags erfasst und verschlüsselt an Google übermittelt. Google führt die so erhobenen Daten mit bereits vorhandenen Daten der Nutzer zu Profilen zusammen und stellt diese dem jeweils verantwortlichen Dienstanbieter zur Verfügung. Sofern Sie andere Websites besuchen, die ebenfalls Google-Dienste nutzen, werden auch diese Informationen mit Ihrer eindeutigen ID verknüpft. Sofern Sie gleichzeitig in Ihrem Google-Konto eingeloggt sind, erfolgt darüber hinaus eine Zuordnung des Seitenaufrufs und der Eingaben zu Ihrem Google-Konto. Ihr Nutzungsverhalten wird dann direkt Ihrem persönlichen Profil zugeordnet. Um dies zu verhindern, können Sie sich entweder vor dem Aufruf der Seite aus Ihrem Google-Konto ausloggen oder die Einwilligung in die Nutzung des Dienstes nicht erteilen.

Zweck der Verarbeitung ist es, nähere Erkenntnisse über das Nutzungsverhalten unserer Nutzer zu gewinnen, um unsere Angebote und Werbemaßnahmen zielgenauer und passender auszurichten und zu optimieren. Durch den Einsatz von Google Enhanced Conversions erhalten wir ein umfassenderes Nutzungsbild und eine größere Sichtbarkeit für unsere Google Ads Analyse.

Die auf diese Weise verarbeiteten Daten werden nach Zweckerreichung gelöscht, spätestens jedoch für nicht zugeordnete Daten nach 60 Tagen und für zugeordnete Daten nach 140 Tagen.

2.23 Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen

Personenbezogene Daten verarbeiten wir auch, wenn es erforderlich ist, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten zu wahren. Dies kann insbesondere der Fall sein zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, insbesondere auch bei Support-Anfragen, um im Falle rechtlicher Auseinandersetzungen Sachverhalte nachvollziehen und belegen zu können, und um die Nutzung statistisch auszuwerten.

Darüber hinaus nutzen wir Ihre Daten unter Umständen für Empfehlungen bzw. Nachfragen zu den von Ihnen beauftragten Leistungen, wenn Sie mit uns bereits ein Vertragsverhältnis eingegangen sind. Diese Nachrichten von uns erhalten Sie unabhängig davon, ob Sie einen Newsletter abonniert haben. Sofern Sie bereits Kundin oder Kunde sind, können wir Ihnen daher auf Grundlage von § 7 Abs. 3 UWG Informationen zu eigenen, ähnlichen Produkten per E-Mail zusenden. Dem können Sie jederzeit widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach Basistarifen entstehen.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an den vorstehend aufgeführten Datenverarbeitungen. Unser Interesse besteht wahlweise in der IT-Sicherheit, in der Gewährleistung des Supports zur besseren Nutzbarkeit der App oder in unserem rechtlichen Interesse oder in unserem Auswertungsinteresse.

2.24 Sonstige Datenverarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung

Es kann zudem vorkommen, dass wir für eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten eine Einwilligung erbitten. Jede Erteilung einer Einwilligung und die jeweils relevante Datenverarbeitung erfolgt auf freiwilliger Basis und bei Nichteinwilligung entstehen Ihnen daraus keine Nachteile.

Die Datenverarbeitung erfolgt sodann auf Grundlage der Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Dazu reicht eine formlose Mitteilung an uns. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

2.25 Log-Dateien

Bei jeder Nutzung unserer Website und/oder unserer App wird eine Verbindung mit einem unserer Server hergestellt. Dabei werden automatisch Informationen erfasst. Es werden dabei Ihre IP-Adresse sowie geräte-/browserbezogene Daten erfasst. Die Verarbeitung ist für die Bereitstellung unserer digitalen Angebote erforderlich und dient zudem IT-Sicherheit und Fehleranalyse. Eine Zusammenführung mit anderen Daten zu Marketingzwecken findet nicht statt – eine personenbeziehbare Auswertung über das Erforderliche hinaus unterbleibt. Soweit möglich, kürzen oder pseudonymisieren wir IP-Adressen für Auswertungszwecke.

Wir behalten uns zudem das Recht vor, die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung unseres Angebotes nachträglich zu kontrollieren.

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten bzw. der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wobei das berechtigte Interesse aus dem zuvor genannten Zwecken folgt.

2.26 Datenverarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen

Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten).

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO, der die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gestattet.

3. Empfänger der personenbezogenen Daten

Personenbezogenen Daten werden an Dritte nur weitergegeben oder sonst übermittelt, wenn dies zum Zweck der Vertragsabwicklung oder Abrechnung erforderlich ist oder zuvor eingewilligt wurde oder eine gesetzliche Grundlage für die Weitergabe besteht.

Im Rahmen der Funktion „Verkaufschancen prüfen“ und der Vermittlung an Partner sind Empfänger ferner die PropertyPilot GmbH, Stadthausbrücke 5, 20355 Hamburg, sowie die registrierten Berater und Makler, deren hinterlegte Suchkriterien zu Ihrem Objekt passen. Diese erhalten vor der Übernahme nur die für die Beurteilung erforderlichen Objekt- und Rahmendaten. Der übernehmende Berater oder Makler erhält zusätzlich Ihre Kontaktdaten und Ihre vollständige Objektadresse und ist hierfür eigenständig Verantwortlicher.

Für den Betrieb unseres Internetauftritts und unserer technischen Infrastruktur arbeiten wir mit externen Dienstleistern zusammen. Diese verarbeiten personenbezogene Daten je nach konkreter Leistung entweder als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO oder als eigenständig Verantwortliche. Hierzu gehören insbesondere Anbieter für Hosting und Plattformbetrieb, E-Mail-Versand und Customer Engagement, Sprachkommunikation, CRM und Leadverwaltung, Zahlungsabwicklung, Produktanalyse, Karten- und Adressdienste, Sicherheitsdienste sowie KI-gestützte Produkt- und Assistenzfunktionen, jeweils einschließlich weiterer technischer Unterauftragnehmer, soweit diese für die jeweilige Funktion erforderlich sind. Die jeweilige Rollenverteilung ergibt sich aus den vorstehenden Abschnitten.

Soweit personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden oder ein Zugriff aus einem Drittland nicht ausgeschlossen werden kann, erfolgt dies nur nach Maßgabe der Art. 44 ff. DSGVO. Wir stützen Drittlandübermittlungen insbesondere auf Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission, einschließlich des EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit der jeweilige Empfänger hierunter zertifiziert ist, sowie ergänzend oder alternativ auf EU-Standardvertragsklauseln und zusätzliche technische und organisatorische Schutzmaßnahmen, soweit diese erforderlich sind.

Für die KI-Funktionen des Portals gilt insoweit die Besonderheit, dass die Verarbeitung durch Google als Auftragsverarbeiter über den EU-Endpunkt von Vertex AI innerhalb der Europäischen Union erfolgt und daher keine Übermittlung in ein Drittland stattfindet. Ausgenommen sind allein die unter Ziffer 2.5 beschriebenen Immobilien-Illustrationen, die über die globale Infrastruktur von Google und ohne personenbezogene Daten erzeugt werden.

Dienstleister, die uns im Übrigen bei der Erbringung unserer Leistungen Ihnen gegenüber unterstützen sind weitere Hosting- und weitere IT-Dienstleister, insbes. Dienstleister für Soft- und Hardware-Wartung und E-Mail-Dienstprovider.

Außerdem kann eine Weitergabe von Daten an mit der Beratung beauftragte Dritte wie Beratungsunternehmen oder Rechtsanwaltskanzleien, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder vergleichbare Beratungsdienstleister sowie gegebenenfalls an die für uns zuständige Aufsichtsbehörden erfolgen. Diese sind regelmäßig nicht als Auftragsverarbeiter tätig. Sie unterliegen jedoch gesetzlichen oder vertraglich vereinbarten Verschwiegenheitspflichten.

4. Dauer der Datenspeicherung

Grundsätzlich löschen wir Ihre Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, die vorübergehende Aufbewahrung ist weiterhin notwendig. So speichern wir Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung ergeben. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn vollen Jahren.

Für Daten, die wir auf Grundlage einer Einwilligung zu Analyse-, Tracking- oder Personalisierungszwecken verarbeiten, richtet sich die konkrete Speicherdauer nach dem jeweils eingesetzten Dienst, dessen technischer Konfiguration und dem Zeitpunkt eines etwaigen Widerrufs. Solche Daten löschen oder anonymisieren wir, sobald sie für die verfolgten Analyse-, Optimierungs- und Nachweiszwecke nicht mehr erforderlich sind. Auf Ihrem Endgerät gesetzte Cookies und vergleichbare Speichertechnologien werden nach Ablauf ihrer jeweiligen Funktionsdauer gelöscht oder können von Ihnen jederzeit selbst entfernt werden. Ein Widerruf Ihrer Einwilligung wirkt für die Zukunft.

Daten, die im Zusammenhang mit KI-gestützten Produktfunktionen verarbeitet werden, speichern wir nur so lange, wie dies für die jeweilige Funktion, die weitere Nutzung des Nutzerkontos, die Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse, die Fehlerbehebung, die IT-Sicherheit oder gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Hochgeladene Fotos, die nur zur einmaligen Analyse bestimmt sind, werden grundsätzlich nicht dauerhaft beim KI-Anbieter gespeichert. Extrahierte Dokumentendaten und bestätigte Werte werden nach Maßgabe des Nutzerkontos und unseres Löschkonzepts gespeichert. KI-generierte Kommunikations-, CRM- oder Analyseergebnisse werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind.

Zudem bewahren wir Ihre Daten für die Zeit auf, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren). Soweit wir die Daten zur Vertragserfüllung verarbeiten, speichern wir diese mindestens so lange wie der jeweilige Vertrag besteht und danach, bis keine daraus resultierenden Ansprüche uns gegenüber mehr geltend gemacht werden können. Auch nach Ablauf dieser Frist kann es sein, dass wir die bis dahin auf Basis der Vertragserfüllung gespeicherten Daten nunmehr auf Basis eines berechtigten Interesses im Wege einer Zweckänderung weiterverarbeiten. Die auf Grundlage eines berechtigten Interesses erhobenen Daten speichern wir bis das berechtigte Interesse nicht mehr besteht, die Abwägung zu einem anderen Ergebnis gelangt oder wirksam Widerspruch gegen die jeweilige Datenverarbeitung eingelegt wurde und wir im Übrigen keine sonstige Berechtigung haben, diese jeweilige Datenverarbeitung fortzuführen. Kontodaten verarbeiten wir während der bestehenden Vertragsbeziehung, im Anschluss werden sie nach Ablauf etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungspflichten und nach Maßgabe der vorstehend erläuterten Verfahrensweise gelöscht oder anonymisiert. Inaktive Konten werden – sofern vertraglich nicht abweichend geregelt – nach 24 Monaten Inaktivität zur Löschung vorgemerkt. Nach Abmeldung vom Newsletter sperren wir die Daten unverzüglich für Werbezwecke, Double-Opt-In-Nachweisdaten bewahren wir bis zu vier Jahre auf. Handels- und steuerrechtlich relevante Unterlagen werden entsprechend den gesetzlichen Vorgaben für einen Zeitraum von sechs bis elf Jahren aufbewahrt.

5. Betroffenenrechte

Im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen haben betroffene Personen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten.

Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können sie sich jederzeit unter den in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten an uns wenden.

Betroffenen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen.

Wenn uns eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt wurde, können diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Verarbeiten wir Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, kann dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, widersprochen werden. Wenn wir keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die weitere Verarbeitung nachweisen können, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen oder aber, wenn wir die betreffenden Daten von ihnen zum Zwecke der Direktwerbung verarbeiten, werden wir ihre Daten dann nicht mehr verarbeiten.

Daneben haben betroffenen Personen die Möglichkeit, sich an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden (Beschwerderecht).